企业家如何使用行政助理

作为一个平台的联合创始人，该平台将全球人才与繁忙的团队和企业家，我花了很多时间倡导商业领袖把任务交给他们的助手。然而，讽刺的是，直到几个月前，我还没有一个可以委派任务的人!所以，当我有机会雇佣我们的行政助理我自己，我立即抓住了这个机会。

和我的助理娜奥米一起工作是一段有益的经历。首先，我从客户的角度对我们的业务有了另一种看法。但更重要的是，娜奥米在身边帮我充分利用了我的时间，变得非常有效率。

以下是我学到的关于企业家如何充分利用行政助理的几点建议!

提供尽可能多的背景信息

越背景信息你的助理拥有的越多，他们能提供的解决方案就越有针对性。由于建立的协议很少，在实现目标方面有很大的灵活性空间——一个面向良好的助理将知道如何利用这一点。创建新的流程使他们的生活更轻松，最终使业务更高效。

为你的助理建立一个坚实的基础意味着为他们提供一个深入研究的方法内部流程了解业务是如何运作的。诚然，这需要足够的信任，这就是为什么你必须事先彻底审查你的助手。否则，你可以选择一个人力资源解决方案或管理服务来为你做这些。

当你找到合适的助手时，试着让他们尽可能多地参与高层讨论。作为这些会议的一部分，你可以直接指导你如何在你的角色中工作和经营业务。看到你的实际行动，了解你的思维过程——尤其是在其他核心团队成员或高管身边——会让你的助理了解你作为领导者的行为方式。

例如，我的助手做的第一件事就是帮助我变得更工作效率高就是找到一个新的任务管理工具。我已经有了一个可靠的系统，所以一个新的工具必须为我提供显著的好处，并提高我的工作效率。因为她了解我的工作方式和喜好，所以她为我找到了一款适合我的。

在第一周和第二周，Naomi和我专注于介绍人员、团队、流程和工作流程。我让她参加了我的大部分会议，让她接触到高层讨论。她从一开始就沉浸在公司的环境中，而不是给她一份抽象的公司运作方式的文件。

娜欧米注意到了电话，通道上的消息甚至是她不需要提供意见的公开通信。这种接触使她能够寻找任务，并就如何改进我的工作流程并使工作更有效率提出建议。

你应该让入职过程保持一个适度的速度。这可能会让人感觉违背直觉——初创公司通常都是快节奏的环境。但是帮助你的助手逐渐调整会让他们完全适应自己的角色。当你的助理了解他们如何适应你的工作流程和更大的组织时，他们可以为你提出更好的建议。

当你处于创业阶段时，总有一些事情要做——一些项目需要重新校准，或者另一个项目需要来自不同利益相关者的投入。但尽管这一连串的事情——或者也许因为关于它——设定最后期限是必须的。每件事都必须有一个开始和结束的日期，从你助理的入职到你将交给他们的项目。

为你的助理设定最后期限可以让他们建立一个更一致的系统，当你增加他们的利用率时，他们可以依靠。到娜奥米在公司工作的第三周结束时，她已经有了一个系统，可以让她承担更大的任务。

到目前为止，Naomi最大的项目之一是建立一个新的企业资源管理数据库，我们的团队将与之交互。这是一个相当大的成就，因为她在公司还是个新人。

回想起她的经历，娜奥米告诉我增加的责任起初很紧张，但她认为这是个人成长和职业发展的挑战。当然，在项目过程中，我总是可以提供反馈并解决问题，但我让她自己完成任务。

信任你的助手，让他完成监督或例行检查以外的任务，会让你们的关系变得更好。你的助理会觉得自己有能力处理重要的项目，而你会有另一双眼睛和双手来处理重要的任务，否则这些任务可能会被推迟或不那么关注。

这就是为什么决定里程碑也应该是你日常生活的一部分，除了设定最后期限。不要只是把工作推给你的助手，而是根据完成各自任务所需的可行评估来设定最后期限——你应该与他们分享这些任务。你的助理必须能够为他们的工作设定节奏，他们需要标记或中间目标来确定这些目标应该是什么。在提供指导和独立之间取得平衡。

最后，为了确保你的助理保持高效，你能做的最好的事情之一就是与他们进行真正的合作。兼容性在任何关系中都很重要，良好的匹配只是一个开始。有相似的工作风格和最喜欢的沟通工具为佳。

兼容性不是自然而然就有的。确保你事先面试了候选人，或者至少看了一些简历。一旦你开始学习，记住要有耐心、理解和合作，以适应你的助手正在攀登的陡峭的学习曲线。当你们两个人都做这项工作时，回报将是丰厚的。