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主持商务会议的最佳方式

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表达的意见企业家贡献者是他们自己的。

会议礼仪是生意成功的关键,因为面对面有助于清晰的沟通和有效的决策。但很多时候,会议时间超过了应有的长度,无法让与会者保持参与。

无论你是与合作伙伴、供应商还是员工会面,都可以用这些会议必需品来展示你在会议室的才华。

确定目标。明确的目标将为会议定下基调,确定方向。你的目标应该是具体的、可衡量的。如果你希望与会者进行头脑风暴,请每个与会者都带着一张想法清单。

问问自己这个会议是否真的有必要。会议可能很昂贵。要计算出准确的花费,用每个人的小时工资乘以聚会的时间。如果你的目标可以通过电子邮件、电话会议、Skype,甚至是一对一的快速讨论来达成,那就完全跳过这个会议。

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邀请决策者。最有效的会议涉及利益相关者,以确保可以立即做出决定。如果关键的决策者不在,让下属来参加。理想情况下,这个人应该能够代表他们的主管说话,并且——至少——做笔记并汇报。

站起来。旨在与员工保持联系和讨论状态报告的例行会议通常可以在15分钟或更短的时间内完成。如果每个人都站着,你就更有可能使会议简短扼要。

计划战略。如果你希望每个与会者都能全身心投入到会议中,那就避免在周一早上开会,因为那时每个人都在处理电子邮件。也要避免周五下午,因为员工们都在忙着结束一周的工作,期待周末的到来。把会议安排在参与者最有可能参与的日子和时间。

设定一个时间限制,并严格遵守。持续数小时的会议会让与会者失去耐心和注意力。注意力持续的时间是短暂的,而时间是宝贵的。最有成效的会议准时开始,也准时结束。

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优先安排议程。不要把最重要的话题留到最后。为了确保最高优先级的目标得到满足,首先讨论最相关的问题。这样,如果有人需要提前离开会议,你仍然可以完成你的主要目标。

坚持议程。议程是一个大纲——一个框架——让每个人都围绕主题,保持会议的流畅。议程应保持在一页纸,不应包括谈话的主要话题以外的任何内容。边栏对话浪费宝贵的时间。如果与会者坚持不按顺序发言,你可以插话,建议他们在会后再谈,或者安排单独的讨论。然后立即回到手头的话题。

通过故事传达概念。当你向一群人展示关键概念或新想法时,特别是那些难以理解的模型时,要解释他们为什么应该关心。用一个简短的故事和例子来阐述这个问题。

把它包起来。在会议结束时,迅速重申任何决定,最后期限,并澄清所需的后续行动。所有的会议参与者都应该确切地了解他们的期望是什么。立即安排后续会议。

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