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为什么想当然会导致沟通不畅

当你沉浸在你所做的事情中时,有时很难记住不是每个人都知道与你相同的行话或业务流程。

通过
表达的意见企业家贡献者是他们自己的。

这是不容易的有效沟通,但在建立业务和协作时,它是最重要的工具之一。成功沟通的最大障碍之一是沟通假设.你可能听过这句名言:当我们“假设”时会发生什么。虽然这可能是一句略显粗俗的现代谚语,但其核心信息适用于商业。

我们很容易认为,与我们一起工作的每个人都从同一页开始,使用相同的信息,得出相同的含义和结论。然而,当我们依赖于这些假设时,沟通往往会中断,导致沮丧和错失机会。那么,我们能做些什么来避免落入这样一个诱人的陷阱呢?

提前调整意图和期望

有效的沟通需要在会议的原因、共同寻求的结果以及每个利益相关者将扮演的角色等方面保持一致。我使用的一个有效策略是在每次会议邀请中包含一个目标和预期的结果。我并不总是有一个详细的议程,但提供讨论的意图可以让我的听众准备和考虑如何最好地贡献和参与。

如果我在开始谈话时没有准备好清晰、可操作的步骤,我的听众可能会不知道下一步该做什么就离开。当我计划和准备谈话之前,我晶莹剔透对我的意图和长远来看有更少的误解。

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小心“堆积”陷阱

添枝加节是指别人提出了一个观点,你或其他人就会介入并展开,加强这个观点,并提供额外的支持或对比。然而,这可能会导致几个人对同一点发表评论,而对见解或暗示没有实质性的贡献。

如果有效地传达,每个人的独特意见和观点都是有价值的。当你发起一场讨论时,知道你想说什么,以及你希望通过它传达什么。在会议上最好不要只是为了说点什么或引起别人的注意而说话。想想从柏拉图那里得到的启示:

“智者说话是因为他们有话要说,愚者说话是因为他们不得不说。”

语义问题

作为我们所选择领域的专家,我们可能会沉浸在我们的利基领域,以至于我们没有意识到我们正在使用特定的或高度技术性的术语,其他人可能不会以同样的方式应用或完全理解。虽然行话和专业语言有它们的时间和位置,使用简单的语言打破障碍,帮助人们更好地相处。如果他们刚到公司或领域,或者还在适应细微差别,这尤其正确。

一项研究哥伦比亚商学院的一项研究发现,有能力和自信的领导者不太可能使用行话,他们主要关注的是有效沟通。那些使用行话的人在很大程度上被认为是为了提升自己的地位或听起来“聪明”。

甚至政府也意识到了这个问题。法律条文冗长且难以理解,因此产生了一个网站教导员工如何使法律条文更容易为大众所接受。该网站为政府部门和想要确保复杂行话易于理解的雇员提供培训课程。

下次你对一群人讲话时,试着注意你的语言。不了解你所在领域的人能完全理解你的信息吗?考虑和对你的工作不太了解的朋友和家人一起测试一下。如果你发现自己陷入了行话,想想它是从哪里来的。行话对于表达你的观点真的有必要吗?你使用它是因为你已经习惯了它,并且假设你的观众也知道它吗?还是你想让自己听起来知识渊博?

根据我的经验,使用能让所有人都轻松参与对话的语言比行业用语更有效。

此外,通过创造开放式的对话,让听众有提问和澄清的空间,让他们参与进来。这样做,我们可以尽量减少假设和最大限度地积极倾听

积极倾听能让你确认收件人是否理解了你的信息。我们应该小心,不要把非语言的回应作为同意或理解的肯定信号。点头只能告诉你这么多,但如果有人向你重复无论是口头协议还是书面协议,不确定性的空间都比较小。

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拥抱并融合每个人独特的沟通方式

个人就是这样——他们工作、思考和说话都不一样。我了解到考虑个性可以促进沟通。我的公司使用沟通方法来确定每个团队成员的沟通和创新风格。我是密歇根大学Jeff DeGraff的学生,通过一个叫做QuantumShift的特殊奖学金,从那以后,我把他的许多概念融入了我们的组织。有很多方法可以做到这一点,包括克利夫顿优势,迈尔斯-布里格斯,九型人格,以及更多可能帮助你的团队更好地理解每个人的独特风格和需求。

我相信,放弃假设,为每个人腾出空间,让他们与自己的想法坐到谈判桌上独特的沟通风格将提高协作和团队精神。招募每个人并实施它需要时间,但在理解、联系和长期效率方面的回报是值得付出努力的。

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仅靠回忆是无法完成工作的

假设听众理解了你的信息,或者你们都在同一页上,而没有主动(和口头)确认它会导致项目出错。人们在最好的情况下会感到困惑,在最坏的情况下会被忽视,大多数人不会说出来。

当我们的信息是紧急的、重要的或重要的,我们可能希望我们的听众能回忆起我们讨论过的每一个细节。然而,即使在事情紧急的时候,我们保留对话细节的能力也很低。一项研究发现,仅仅五分钟后,人们就会回忆起来约10%在社会交往中所说的话。

在谈话结束后,我们不能假设接下来的步骤对所有参与者来说都是显而易见的。当我们停止说话时,对话就结束了,除非我们花时间讨论协议和具体的下一步行动,否则不会采取进一步的行动。

带着谨慎的期望开始讨论,交流预期的结果,记住每个人在沟通风格上的动态和差异,这对将利益相关者纳入同一个团队有很大帮助。

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