5个小贴士让你的每周例会变得无聊

团队会议通常是一个组织文化最能说明问题的标志。我们当中谁没经历过痛苦的干燥和沉闷的每周例会？格式是可以预见的:每个人分享他们的工作状态，然后在结束时以一个全新的待办事项列表结束。

状态会议可能很有用。但大多数员工都不愿参加这些会议，直到轮到他们发言。这违背了共享信息和参与会议的全部目的。这种形式对员工敬业度和组织士气来说是最糟糕的。它会让员工做白日梦，把自己调成静音，假装在笔记本电脑上做笔记，同时浏览Facebook，在LinkedIn上浏览其他工作，等等。通过远程会议，脱离变得更有可能。

毫无成效的会议不仅仅是偶尔的麻烦。根据研究在美国，员工平均花35%的时间开会，其中约67%的时间被认为是没有效率的。这导致每年的总工时成本为4700万美元。

你想把组织中的会议从常规的、毫无价值的经验转变为激励和鼓舞人心的会议吗?如果是这样的话，从以下问题开始，并使用下面的技巧:

1.我们的会议是否高效且有目的?

除了互相更新状态，我们的会议是否有一个明确、具体的议程?是否有需要提前讨论的话题?是否提前送料减少在会议上浪费时间？会议是否被严格地安排以避免偏离主题?

提示:提前为会议设定背景，指出需要讨论的具体领域。确保只有与会议主题相关的员工才需要参加，其他人可以选择是否参加。通常情况下，会议可能会因为一个或多个与会者表达其他问题而偏离主题。确保会议主持人能够保持会议的正常进行，并在手头的主题上取得进展，同时记下其他问题，以便在必要时进行后续讨论。尽量保持会议的预定议程，并准时结束。保持会议简洁高效。

相关:当会议陷入僵局:跨过“瓶塞”

2.我们的会议鼓舞人心吗?

例行会议每周一次或每天一次的工作可能会被领导和员工认为是理所当然的。会议有一种直接进入主题的趋势:当前状态更新和即将进行的行动项目和步骤。你会花时间去激励员工，让他们与大目标紧密相连吗?

提示:我们可以通过在会议开始和结束时设置大背景来让这些会议更鼓舞人心:迭代项目愿景、长期目标和结果(以及为什么它们令人兴奋)。鼓励一个创新态度以及用新的方式解决问题的开放性。与其马上开始讨论问题，不如在会议一开始就设定目标和基本规则，重点是邀请团队所有成员(无论级别高低)投入、创新和疯狂的想法。仅仅是表达这一意图就可以在整个团队中激发一种开放和不评判的心态。

相关:如何在虚拟会议中有效地领导和激励

3.我们的会议能促进包容和协作吗?

会议是否在贡献水平方面保持了明确的等级或差异?会议的谈话是由一个人还是两个人主导的?是否有足够的空间让每个成员不仅贡献地位，还贡献想法?

小贴士:增加的方法之一参加会议就是要记住，不是每个人都能通过语言进行最好的交流，并且可能会发现很难在群体中表达他/她的想法。会议通常会形成一个竞争激烈、充满压力的环境，在这种环境中，每一个声音都努力被听到，声音最大、最自信的人通常会获胜。

考虑其他形式的收集所有成员的输入:menti.com是一个很好的工具，用于投票和众包想法或使用Zoom的聊天功能。如果你想要更有创意，可以在会议中进行绘画/绘图练习，每个人都可以用图片展示他们的愿景和想法，并与团队分享。寻找想法之间的相似之处/协同作用来创造一个协作的整体．

4.同样，我们的会议是否为相互冲突的想法提供了空间?

会议是否由群体思维，或者团队成员有权在有不同意见时直言不讳?会议中最安静的成员通常是那些不太同意的人，而这些人可能是需要听取意见的人。

小贴士:会议领导者要记住的最重要的一点是，沉默并不一定等于同意。领导者的一项宝贵技能是对团队和每个人的集体领域有敏锐的认识。如果一个参与者看起来少了或者热情，作为一个领导者，你应该鼓励和支持那个人说出来——即使，尤其是如果，他/她有不同的观点。称呼对方的名字，你可以这样说，“凯特，看起来你的感觉不同。你在想什么?”

5.我们的会面是否值得赞赏?

我们是否展示认可与欣赏通过在会议上点名表扬个人大大小小的成功?我们是否感谢会议所有成员的独特贡献?

小贴士:要培养健康的组织文化，记得同时庆祝财务上和非财务上的成功。强调组织的所有目标(如多样性、协作、善举)——而不仅仅是那些与经济利益直接相关的目标。通常，简单的表现就足以鼓舞士气。

真正有建设性的公司会议取决于议程的清晰性，以及跨职能和跨组织的分享想法和意见的开放性。这是团队中每个人每周都期待参加的会议类型。他们知道他们将有机会被倾听，并介绍一些新的东西。目的是利用新的促进技术和协作技术改进你公司的会议．然后，你就会看到你的员工敬业度、创新力和绩效显著提高。

相关:3个充分利用会议的技巧