这家公司如何帮助企业高管改善数字化治理
这位ContractZen的创始人兼首席执行官分享了他的芬兰云技术如何帮助高管管理他们的合同、董事会会议记录和其他公司文件。
早在2014年,马库斯·米科拉(Markus Mikola)就想找到一种方法,让企业更容易改善公司治理和业务运营。Mikola开始创建一个SaaS解决方案,以降低成本,加快流程,并将风险降至最低。如今,他的芬兰云技术公司ContractZen在赫尔辛基和帕洛阿尔托设有办事处,客户遍及30多个国家。米科拉坐在一起杰西卡Abo血型讨论ContractZen如何帮助高管管理他们的合同、董事会会议记录和其他公司文件。
Jessica Abo:跟我们说说你的公司吧。
马库斯Mikola:ContractZen是一种用于创建、管理和安全共享关键治理文档的新型治理软件。我们将以前分离的软件解决方案,如合同管理,董事会门户,虚拟数据室,电子签名,实体管理系统,一体化的易于使用的解决方案结合在一起,您可以立即从互联网上使用。最终,我们为高管、投资者和企业家带来内心的平静。这就是我们名字的来源,ContractZen。
在公司的工作量、审计、重大交易和其他尽职调查方面,你看到了什么趋势?
在许多方面,我们都生活在一个非常变革的时代,特别是近年来全球商业环境发生了深刻变化。因此,全球竞争加剧,监管和合规问题日益增多。全球化正在发生,数字化正在发生,现在我们甚至有大流行病在快速推进数字化转型,影响着我们所有人。
所有这些业务驱动因素都给各种规模的公司带来了巨大的压力。结果,越来越多的并购发生,越来越多的融资,监管审计,合资企业当公司试图应对这种情况时。不幸的是,一般来说,以中小企业为例,它们还没有做好尽职调查的准备。它们缺乏应对这些挑战所需的速度和灵活性,也无力承担复杂的治理解决方案。所以这里会有一点疼痛。
在这些情况下,如果企业没有做好准备,会发生什么情况?适当的数字治理如何提供帮助?
第一个风险就是失去一笔千载难逢的生意,对吧?有一家公司与谷歌进行了谈判,并进行了一次非常大的商业冒险。他们要经历的第一件事就是适当的尽职调查程序,对吧?老板和管理人员开始寻找他们20年历史中的所有文件。他们,你知道,在他们的家里,开车和任何地方,都有物理形式和纸质形式。他们花了6个月的时间,就差一点点就失去了这笔好生意。
当然,也有许多失败的情况,因为当事人无法在公司之间建立信任,因为他们缺少关键文件。但我们妥善管理了治理,然后有了一些新的数字解决方案,各种规模的公司都可以准备好进行尽职调查。实际上,每一天,如果你能在需要的时候找到正确的文件,这是非常有用的,非常重要的。例如,你可以去谈判,在路上用手机查看某些董事会会议的决定。
许多企业在将文档以及创建这些文档的过程上一直行动迟缓。在疫情期间,所有人都选择了远程办公,企业是如何调整的?
到处都有越来越多的资产被迁移到云端。基于纸张的流程已经数字化,在数字合同管理方面或董事会门户市场,会议管理方面以及向无纸化流程的转变方面都有巨大的增长。一般来说,就像你和我一样,我们都使用过电子签名,但在世界各地,它们甚至现在都不常用。
我认为在一两年之后,随着应用的速度,每个人都会使用它们。最后,我想说的是在数据安全方面增加的支出。
对于那些想要确保自己的公司尽可能敏捷并为机遇做好准备的公司,你的首要建议是什么?
我们公司向数字化治理的转型包括很多方面。许多高管认为这是一个庞大而昂贵的过程,对吗?他们认为他们必须一气呵成地改变一切,学习和购买昂贵的解决方案,学习使用它们,培训员工。所以我的主要建议是现在就开始,但是要简单。一步一步来。
例如,不要立即将所有合同或会议转移到数字形式,而是从最重要的开始,然后转移新的。数字签名。把它们做成数字格式。您可以在以后使用其他有效的合同,并在继续使用时使用其他流程。但不要因为必须一气呵成而感到压力,也不要在路上感到筋疲力尽。