这家公司如何帮助企业高管改善数字化治理

早在2014年，马库斯·米科拉(Markus Mikola)就想找到一种方法，让企业更容易改善公司治理和业务运营。Mikola开始创建一个SaaS解决方案，以降低成本，加快流程，并将风险降至最低。如今，他的芬兰云技术公司ContractZen在赫尔辛基和帕洛阿尔托设有办事处，客户遍及30多个国家。米科拉坐在一起杰西卡Abo血型讨论ContractZen如何帮助高管管理他们的合同、董事会会议记录和其他公司文件。

Jessica Abo:跟我们说说你的公司吧。

马库斯Mikola:ContractZen是一种用于创建、管理和安全共享关键治理文档的新型治理软件。我们将以前分离的软件解决方案，如合同管理，董事会门户，虚拟数据室，电子签名，实体管理系统，一体化的易于使用的解决方案结合在一起，您可以立即从互联网上使用。最终，我们为高管、投资者和企业家带来内心的平静。这就是我们名字的来源，ContractZen。

在公司的工作量、审计、重大交易和其他尽职调查方面，你看到了什么趋势?

在许多方面，我们都生活在一个非常变革的时代，特别是近年来全球商业环境发生了深刻变化。因此，全球竞争加剧，监管和合规问题日益增多。全球化正在发生，数字化正在发生，现在我们甚至有大流行病在快速推进数字化转型，影响着我们所有人。

所有这些业务驱动因素都给各种规模的公司带来了巨大的压力。结果，越来越多的并购发生，越来越多的融资，监管审计，合资企业当公司试图应对这种情况时。不幸的是，一般来说，以中小企业为例，它们还没有做好尽职调查的准备。它们缺乏应对这些挑战所需的速度和灵活性，也无力承担复杂的治理解决方案。所以这里会有一点疼痛。

在这些情况下，如果企业没有做好准备，会发生什么情况?适当的数字治理如何提供帮助?

第一个风险就是失去一笔千载难逢的生意，对吧?有一家公司与谷歌进行了谈判，并进行了一次非常大的商业冒险。他们要经历的第一件事就是适当的尽职调查程序，对吧?老板和管理人员开始寻找他们20年历史中的所有文件。他们，你知道，在他们的家里，开车和任何地方，都有物理形式和纸质形式。他们花了6个月的时间，就差一点点就失去了这笔好生意。

当然，也有许多失败的情况，因为当事人无法在公司之间建立信任，因为他们缺少关键文件。但我们妥善管理了治理，然后有了一些新的数字解决方案，各种规模的公司都可以准备好进行尽职调查。实际上，每一天，如果你能在需要的时候找到正确的文件，这是非常有用的，非常重要的。例如，你可以去谈判，在路上用手机查看某些董事会会议的决定。

许多企业在将文档以及创建这些文档的过程上一直行动迟缓。在疫情期间，所有人都选择了远程办公，企业是如何调整的?

到处都有越来越多的资产被迁移到云端。基于纸张的流程已经数字化，在数字合同管理方面或董事会门户市场，会议管理方面以及向无纸化流程的转变方面都有巨大的增长。一般来说，就像你和我一样，我们都使用过电子签名，但在世界各地，它们甚至现在都不常用。

我认为在一两年之后，随着应用的速度，每个人都会使用它们。最后，我想说的是在数据安全方面增加的支出。

对于那些想要确保自己的公司尽可能敏捷并为机遇做好准备的公司，你的首要建议是什么?

我们公司向数字化治理的转型包括很多方面。许多高管认为这是一个庞大而昂贵的过程，对吗?他们认为他们必须一气呵成地改变一切，学习和购买昂贵的解决方案，学习使用它们，培训员工。所以我的主要建议是现在就开始，但是要简单。一步一步来。

例如，不要立即将所有合同或会议转移到数字形式，而是从最重要的开始，然后转移新的。数字签名。把它们做成数字格式。您可以在以后使用其他有效的合同，并在继续使用时使用其他流程。但不要因为必须一气呵成而感到压力，也不要在路上感到筋疲力尽。